28 septembre 2018

La dématérialisation, un réel enjeu pour les entreprises

Dématérialisation

Réservée il y a encore peu de temps aux grandes entreprises ainsi qu’aux administrations, la dématérialisation s’est clairement démocratisée et touche aujourd’hui toutes les entreprises, quel que soit leur taille ou même leur secteur d’activité.

Cela s’explique par l’opportunité conséquente à la digitalisation des entreprises mais aussi aux enjeux majeurs pour les sociétés sur les plans techniques, financiers et organisationnels.

 

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En quoi consiste la dématérialisation ?

 

La dématérialisation est l’un des principaux piliers de la transformation digitale pour les entreprises. Elle consiste à remplacer des supports matériels par des supports numériques, que ce soit des fichiers numériques ou encore des documents numériques. L’objectif, faciliter l’accès aux documents et aux données afin d’optimiser et améliorer la gestion de l’entreprise.

On distingue trois catégories de dématérialisation :

    • La dématérialisation des processus métier : Réel levier de productivité pour les différents services de l’entreprise (finance, commerce, marketing, …)
    • La dématérialisation des documents : Cela consiste à numériser des documents papier tels que les factures, les bulletins de salaire ou encore toutes les formes de courriers.
    • La dématérialisation des échanges : qui s’accélère clairement avec le développement d’internet.

 

 

 

La dématérialisation, un enjeu majeur pour les sociétés

 

La dématérialisation répond à de nombreux enjeux pour les entreprises :

 

  • Améliorer les délais

Dans un marché extrêmement concurrentiel, il est important pour les sociétés de se démarquer par des services de qualité tel que la réactivité. Les entreprises recherchent des moyens d’accélérer les processus internes mais aussi des moyens de réduire les temps de traitements de l’information. Il s’agit d’un facteur clé dans l’optimisation de la relation client.

 

  • Réduire les coûts

La dématérialisation est un réel moyen de réduire le budget alloué au traitement manuel des processus de l’entreprise. On note, parmi les principales économies, les consommables (papiers, enveloppes, …), les stockages physiques mais également tous les coûts liés à la reproduction de documents et la gestion des parcs d’imprimantes.

 

  • Améliorer la traçabilité

La dématérialisation permet d’optimiser la traçabilité des documents, leurs sécurisations, mais également la prévention des risques à la fraude. La qualité des documents issue de la numérisation permet une meilleure exploitation des documents et donne également la possibilité d’établir leur intégrité.

 

  • Gain de temps

On estime qu’un employé passe entre 20 et 40% de son temps de travail à chercher de l’information. Grâce à la dématérialisation, il est possible, d’archiver, de traiter, de partager mais également de consulter des contenus numériques à tout moment et n’importe où.

 

  • Soutenir le développement durable

Aujourd’hui, la responsabilité environnementale n’est plus uniquement réservée aux grands groupes. Le développement durable est une réelle tendance pour chaque société qui s’illustre par la réduction de la consommation de papier.

 

La digitalisation ne consiste pas uniquement à avoir un site internet ainsi qu’une présence sur les réseaux sociaux. De nombreux outils permettent aujourd’hui d’interagir avec ses clients, de récolter et d’analyser de la donnée pour répondre toujours mieux aux attentes du client.

Les outils de gestion sont de vrais leviers de croissance pour les entreprises.