19 mars 2018

Gagner en productivité avec la dématérialisation de facture

Dématérialisation de facture

A partir du 1er Janvier 2020, toutes les entreprises devront obligatoirement utiliser la facturation électronique dans le cadre des marchés publics.
Mais, sachant que ce dernier est un élément important dans une stratégie de réduction des coûts ainsi qu’un moyen de grandement simplifier les rapports clients/fournisseurs, pourquoi attendre ?
Avant de se lancer dans un projet de dématérialisation de factures, il est important de comprendre les enjeux et les avantages qui encadrent le projet !

 

Qu’est ce que la dématérialisation de facture ?

 

La dématérialisation de facture consiste à faire passer une facture en support papier à une facture en support électronique.

Attention, il ne faut pas confondre dématérialisation de facture et dématérialisation fiscale “simple”. Ce dernier consiste à envoyer une facture électronique par e-mail. Cette technique n’est pas conforme aux exigences réglementaires ainsi qu’à la législation française pour s’affranchir des factures au format papier. La facture papier reste donc l’original fiscal à prendre en compte et doit être envoyée et archivée sous cette forme.

La dématérialisation fiscale de factures permet de transmettre une facture en mode EDI (échange de données informatisées), ou en mode PDF avec une signature électronique. Dans ce cas là, plus besoin de facture papier.

Qu’en dit la législation ?

Pour ce qui est de l’aspect législatif, voici ce que dit la loi.
Depuis le 14 mars 2000, l’article 1313-1 du Code Civil explique que l’écrit sous format électronique est accepté comme preuve tout autant qu’un écrit papier si :
il est possible d’identifier la personne qui a produit le document,
le document est établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité
Une facture, client ou fournisseur, de format numérique doit comporter exactement les mêmes mentions obligatoires qu’une facture au format papier. Le processus d’archivage doit être également identique :
sur le plan comptable, la facture doit être archivée durant une période de 10 ans (article L.123-22 du Code du Commerce)
sur le plan fiscal, la facture doit être archivée durant 6 ans (article L 102 b du Livre de Procédures Fiscales)

 

Pour plus d’information sur les mentions obligatoires d’une facture, vous pouvez consulter notre dernier article.

A lire aussi : Les mentions obligatoires sur une facture

 

Et enfin, plus récemment, la loi Macron “Objectif 2020”, du 21 Février 2015, qui impose des factures au format électronique vers l’etat selon la taille de l’entreprise. Cette loi a pris effet le 1er Janvier 2017. La loi rappelle également qu’une facture électronique n’est pas simplement une facture envoyée par email au format PDF mais une facture envoyée et reçue par une application numérique, cryptée et avec accusé de réception.

Quelles sont les avantages ?

Grâce à la dématérialisation des factures, votre entreprise va réduire ses coûts tel que les impressions ainsi que l’envoi postal, mais également vous permettre de gagner du temps. En effet, fini la manipulation de documents papier ainsi que l’ensemble des traitements liés à cette activité. Non seulement les envois de facture sont simplifiés mais vous avez également la garantie que le document est correctement remis.

Avec la facturation dématérialisée, vous pouvez répondre aux nombreux enjeux qui émanent aussi bien des grands groupes que des TPE et des PME.

En effet, la facture dématérialisée vous propose les mêmes garanties qu’une facture au format papier et vous retire de nombreux problèmes que peut procurer ce dernier tel que la rapidité, le cycle de traitement ou encore les retards de paiement.
Selon Billentis et Aberdeen Group – Indicateurs moyens, la facture dématérialisée permet de :

  • Réduire les coûts de 10,90€ par facture,
  • Baisser de 46% le cycle de traitement des factures
  • Améliorer de 12% les encaissements clients

Alors pourquoi attendre 2020 pour dématérialiser vos factures ?