9 février 2018

Les mentions obligatoires sur une facture

Mention légale / Facturation

La facture requiert une attention particulière par les entreprises. En effet, la facture est un élément de preuve d’opération commerciale. Cette dernière à une valeur juridique mais est également un justificatif comptable.

Ses principales fonctions :

  • Commerciale : La facture retrace les conditions de négociation de la vente entre le fournisseur et le client.
  • Comptable : Elle a un rôle de justificatif comptable, notamment nécessaire à l’établissement des comptes annuels.
  • Fiscale : La facture est un support pour les contrôles des impôts, ainsi qu’à l’exercice des droits à la TVA.
  • Juridique : Elle est la preuve de la réalité de la prestation rendue ainsi que de la marchandise vendue.

 

En tant que gérant et professionnel, il est important de bien connaître et comprendre vos obligations en matière de facturation.

 

Les mentions obligatoires d’une facture :

 

La facture doit être délivrée soit une fois la prestation réalisée, soit au moment de la livraison de la marchandise.

Cette facture doit comporter des mentions obligatoires. Vous pouvez retrouver l’ensemble des mentions obligatoires dans le code du commerce : Article L441-3.

 

D’un point de vue fiscal, les mentions obligatoires sont :

  • La date d’émission de la facture : Cela correspond à la date à laquelle la facture est établie
  • Le numéro de facture : Ce numéro est unique et basé sur une séquence chronologique et continue. Il est en revanche tout à fait possible d’établir une numérotation par séries distinctes. Par exemple, mettre en préfixe l’année (F-2017-XXXX) ou encore le mois et l’année (F-1711-XXXX).
  • L’identité et l’adresse du client.
  • L’identité du prestataire. On y retrouve ici :
    • la dénomination sociale de l’entreprise suivie du numéro SIRET ou SIREN,
    • le numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation pour un commerçant,
    • le numéro au répertoire des métiers pour un artisan,
    • l’adresse du siège social,
    • la forme juridique (SARL, SA, SAS …) pour un société ainsi que le montant du capital social.
  •  Le numéro individuel d’identification à la TVA du prestataire et du client. Cette mention est obligatoire sur toutes vos factures, que ce soit des opérations réalisées en France ou à l’international. En revanche, la mention du numéro de TVA du client est facultative pour les opérations réalisées en France.

 

Doit figurer sur chaque ligne de la facture :

  • La date de la prestation de service ou de la vente.
  • la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxes, le taux de TVA applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d’une exonération pour chaque service rendu ou bien livré.
  • La désignation de la prestation ainsi qu’un descriptif précis. Attention, si la facture vient après un devis détaillée et signé, la mention détaillé est facultative.

Enfin, doit apparaître :

  • La date de paiement ou le délai de paiement.
  • Le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement.
  • La mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement.

 

Informations pratiques :

 

Une facture doit être conservée entre 3 et 10 ans suivant la nature du document. Dans tous les cas, il est conseillé de les conserver pendant 10 ans car elle peut servir de preuve devant la justice.

En cas de mention manquante ou inexacte, vous pouvez faire l’objet d’une amende de quinze euros.

Une facture peut être émise par voie électronique selon trois procédures, et si et seulement si le destinataire donne son accord.

  • La transmission selon la norme EDI (échange de données informatisées) : la facture est envoyée au client par le biais d’un message électronique. La structure est convenue entre les parties à l’avance.
  • La transmission sécurisée par la signature électronique : ici, la signature électronique valide le procédé dématérialisé de facturation. Elle permet l’authentification du signataire et de la source d’informations.
  • La transmission sous toutes formes électroniques dès lors que des contrôles documentés et permanents sont mis en place. Il doit être possible d’établir une piste d’audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou de prestations de services.

 

Vous voilà prêt à facturer en toute légalité !