Facturation et comptabilité : logiciel en ligne ou Excel ?

La facturation avec un tableur comme Excel ou encore Google Sheets est une pratique extrêmement répandue chez les startups et les TPE. En effet, c’est pratique lorsque l’on débute, ce sont des outils que l’on gère déjà plus ou moins bien. Le souci, c’est qu’avec ce genre d’outils, une erreur peut rapidement arriver. Et s’il y a bien un domaine dans lequel l’erreur n’est pas possible, c’est la comptabilité et la facturation. En plus du risque d’erreur, les tableurs sont rapidement limités dans l’automatisation de certains processus.

Quelles sont donc les limites des tableurs ? Comment un logiciel de comptabilité et de facturation permet de répondre à ces limites ? Voyons ensemble comment une solution comme Numm peut répondre à l’ensemble de vos besoins.

 

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Les faiblesses de la facturation via Excel :

 

• La conformité légale : 

Les tableurs tels qu’Excel ou Google Sheets n’intègrent pas les nouvelles normes de facturation et de fiscalité.

 

• La numérotation des factures : 

Il est obligatoire de tenir une série séquentielle sans erreur en facturation. Malheureusement, Excel ne propose pas la génération de numéro de facture automatique. Cela augmente donc énormément le risque d’erreur, surtout quand le nombre de factures devient important.

• Le suivi des factures :

Excel ne permet pas d’avoir un état de ses factures et donc un suivi précis. On ne sait donc pas si la facture est réglée ou non. On ne vous parle même pas des problèmes que cela engendre pour les relances des factures impayées.

• Les informations de la facture : 

Lors de la création de vos factures, les données clients, les produits et les services sont directement copier-coller depuis votre base de données client (qui est souvent elle aussi sur Excel). En termes de fiabilité des données, autant vous dire que l’erreur de copier-coller peut vite arriver.

Les avantages de la facturation via un logiciel en ligne :

 

• L’automatisation : 

Un logiciel de comptabilité et de facturation permet d’établir des factures aux numéros successifs. Il est également possible d’envoyer directement la facture à vos clients depuis votre logiciel en quelques clics.

• La simplicité d’utilisation :

La force d’un logiciel est la simplicité pour émettre des factures. En effet, le logiciel va récupérer l’ensemble des données clients nécessaires à la création de la facture. Il n’y a donc pas de manipulation à faire. Cela limite grandement le risque d’erreur. Il permet également de suivre rapidement l’état de ses factures grâce à des tableaux de bord personnalisés.

• La mise à jour des nouveautés fiscales : 

Les logiciels sont tenus à jour pour être conforme en temps réel à l’ensemble des normes fiscales.

• La personnalisation de ses factures : 

Le logiciel vous permet également différents modèles de factures. Vous pouvez soit importer votre modèle, soit en créer un très facilement à partir de modèles disponibles sur le logiciel.

• La diminution des risques d’erreur : 

Grâce à l’automatisation de plusieurs tâches, en plus de gagner du temps, vous réduisez grandement le risque d’erreur humaine. En effet, de nombreux calculs sont faits automatiquement comme par exemple le calcul de la TVA.

• La mobilité : 

Contrairement à ce que beaucoup pensent, vous n’avez pas besoin de télécharger le logiciel directement sur votre ordinateur. Il est accessible de n’importe où, 24h/24 et est mis à jour en temps réel. Toutes les nouveautés d’un logiciel sans rien à avoir à télécharger.

• Le logiciel tout-en-un : 

Le logiciel de comptabilité et facturation peut être directement relié à votre CRM. Cela vous permet d’avoir l’ensemble de vos données sur un seul et même outil. Tout est centralisé. Pas besoin de faire des imports et des exports de données. Cela limite donc grandement le risque d’erreur.

• Le stockage de vos données :

La force de ce type d’outil est également d’être un vrai outil de pilotage pour votre activité. Vos données comme, par exemple, vos devis et vos factures, en format PDF, sont stockées dans chacun de vos comptes client pour un meilleur suivi. Le paramétrage d’activité et de rappel vous permet de vous noter les actions commerciales à ne surtout pas oublier.

En résumé, le logiciel de comptabilité et de facturation vous permet d’automatiser un grand nombre de tâches. Il est l’outil qui vous permet de gagner du temps et de vous recentrer sur votre coeur d’activité.

La force de la solution Numm est qu’elle est développée à 100% sur la plateforme Salesforce (leader mondial du CRM). Cette connexion avec le CRM vous permet d’avoir l’ensemble de vos données sur un seul et même outil. Cela va limiter le risque d’erreur de saisie mais aussi vous permettre de suivre le parcours de vos clients de la prospection commerciale jusqu’à la facturation en passant par la comptabilité et même par la relance automatique des factures impayées.